项目管理 | 会议组织者需要避开哪些坑？

编者按

会议是每一个项目必不可少的沟通方式，但会议的关键在于在既定的时间内将既定的内容沟通完成，一个好的会议需要有明确的主题和明确的时间要求。

在曾经的一个项目上，每次开会笔者都会下意识地带上水杯，因为很多时候笔者都不太确定要参加的这个会议开多久、什么时候结束。有一次是项目蓝图接近尾声的一个阶段性高层沟通会，原本此会议是计划两个小时结束，但结果从下午 5 点一直开到晚上 12 点才结束，当大家都从会议室走出来时，已经是昏昏沉沉的了。但笔者回顾了下此会议，发现并没有解决实际的问题，整个会议严重偏离了会议的目标，类似这种情况在此项目比较常见，只要一开会，其会议时间就不会低于 1 个小时，有时要 8~9 个小时，甚至傍晚开到凌晨几点。

会议太多太长的情况在另外一个项目也出现过，曾经很多次有此项目同事或者用户找笔者探讨这个事情，有一点大家能达成共识的是都觉得会议开的时间太长实际效果并不好，容易分散注意力的同时也耽误大家时间。但是当笔者问他们，你们有什么更好的建议或者办法时，除了说要提前准备、控制话题、分会议讨论、加强主持外之，也都表示没有更好的办法，为了进一步寻找可参考的建议，笔者常常拿项目中一些会议的实例与他们分析，也表示没有更好的办法。

针对这样的现象笔者尝试过很多办法，例如提前做好充分的准备与沟通、减少会议的次数和非关键人员、针对会议主题进行一些引导和提前沟通、加强会议的强势干预等，在某些地方和某些场合会有作用，但是换一个时间和场合又不会有太多作用。

通过这些年的观察和总结来看，会议的多和长主要有如下几种因素会影响。

（1）准备不足

这里的准备不足包括会议主持者和参会人员双方都准备不足，而导致准备不足的进一步的原因有大多数是手头上工作比较忙，快节奏的工作使得大家都没有时间去考虑太多，准备太充分，因此都是匆匆赶场，大家都现场发挥。

（2）对象不明

有很多会议参会对象不明确，很多时候是参会的人与会议主题和内容不匹配。这里一方面是会议通知没写清楚，另一方面原因是人手不够派代理参加会议的现象。笔者看过很多会议通知，最简短的是就一个标题，标题还有点看不懂，其他的时间、地址、议程和要求参会人员一概没有。另外一个原因是，很多被邀请的与会人员，实际上他非常清楚会议的内容和主题，但是由于各种原因不能亲自参加，因此就请部门其他同事代为参加或者安排下属参加。

（3）沟通不畅

很多会议的与会者，有两部分比较明显的人，一部分人是会议从头到尾不发一言，不论会议上谈论的内容是否与自己相关；另一部分人表现欲很强的人，他们大部分不顾会议主题、不顾别人的时间也不顾内容的相关性，急切地希望将自己的理解与想法灌输到每个人的脑海中。

（4）强势干预

这种现象主要出现在高层管理者身上。一些高层在参加会议中会不顾会议主题而按照他的想法和意愿强行主导会议的进度和发展方向。出现这种现象，要么是会议准备不充分；要么是会议传达者没有将会议主题及高层参加的要求传达到位；要么是会议的专业性偏强，有一些高层管理者理解不了，但又不愿受制于会议；要么是出于某一些因素的考虑，高层管理者希望借此会议做一些工作。

总结：

通常一个最有效的会议应该是在 40~45分钟之间，相当于一节课的时间。有研究表明，幼儿的注意力在十几秒之内，青少年儿童的注意力十几分钟，成年人的注意力也不会超过 1 个小时。笔者也做过很多观察与尝试，实际也发现沟通效果最好的时间都在前面的 40 分钟左右，超过这个时间就会有人开始看手机、接紧急电话，然后开始开小会，如果会议一旦没有控制好后续的时间基本不会有太实质性的进展。

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