如何改善提高工作效率？提高工作效率的10大原则

在当今的工作和生活中，外部压力要求我们提高效率，节省时间。当时间等于金钱，工作产出等于绩效时，我们不仅需要工作，更需要高效地工作。

在今天的文章中，我将向您介绍提高工作效率的十项原则。

提高效率可以改善我们的工作与生活平衡、工作满意度、个人成就感和对工作的自豪感。问题是，提高生产力说起来容易做起来难。但幸运的是，您可以记住一些提高工作效率的方法并将其付诸实践，然后重塑自己。

1.记住收益递减法则

每当我们谈论工作和生产力时，请记住，更多并不总是更好。研究发现，企业业务员工平均使用 60 种生产力工具来实现工作之间的效率和协作。考虑一下每个员工花多少时间学习每个工具，然后使用这么多工具完成每个任务需要多少时间。

从表面上看，这似乎可以将员工培养成多面手，但潜在的能量消耗远大于好处。由此我们知道，通过减少您使用的工具数量，并专注于一些好的且易于使用的工具，您可以显着提高您的效率。

2. 减少任务之间的切换

工作中最浪费时间的事情之一就是任务切换。任务切换成本是指从一项未完成的任务切换到另一项未完成的任务所浪费的时间。任务切换可能会让人分心，使您无法长时间专注于一项任务。当您收到太多通知并觉得需要立即处理它们时，您可能会无意中发现自己的工作效率大大降低。

一项研究发现，我们平均每天花费一个小时在不同的任务和工具之间切换（相当于一年 32 个工作日）。虽然最小化电子邮件窗口，打开项目管理系统，然后切换回电子邮件窗口可能看起来很短，但想想重新集中注意力所需的额外时间，你就会知道潜在的损害在哪里。任务切换中损失的实时时间与单纯的页面切换关系不大，因为关键是你的大脑需要多长时间才能重新识别新的焦点对象。

不要在浏览器窗口或工具之间切换，而是一次专注于一项任务。如果你需要从一项任务中休息一下，而不是重新开始另一项任务，我建议你花点时间喝一口，在办公室里走走，或者关掉你的笔记本电脑，暂时忘掉它。拉什儿子。

3.限制外部干扰

虽然智能手机可能是我们这个时代最伟大的创新之一，但它们有时会让人觉得是祸害。我们中的许多人或多或少都受到手机成瘾的折磨，我们发现很难完全脱离社交媒体、短信、游戏或我们经常使用的任何其他应用程序和网络程序。 “社会控制”或“害怕错过”的心态部分推动了这一趋势，但我们中的许多人可能只是在浏览，而不是在工作中处理待办事项。

您的手机可能是您效率低下、拖延时间过长以及似乎无法长时间专注于一件事的一个重要原因。因此，您首先需要确定您的手机成瘾问题有多严重。大多数智能手机上的新功能可让您查看您实际使用屏幕的时间以及您在用这些时间做什么。

如果您在一段时间内难以改掉使用手机的习惯，请尝试使用屏蔽功能来限制您对手机上某些应用的访问。这样一来，即使你忍不住想玩手机，但由于客观条件，你也玩不了。

4.效率应该由目标驱动

许多人缺乏生产力的一个重要原因是缺乏目标。当我们不仅知道需要做什么，而且知道为什么要做时，我们就会变得更有动力。当您为实现目标而努力工作时，您可能经常会思考您想要（或需要）实现它的原因。当我们缺乏方向、不了解我们的需求或对结果或后续活动感到困惑时，我们就会失去目标感。

我们大多数人都不喜欢忙碌。我们想知道我们所做的一切是否有助于某事或是否是更大愿景的一部分。当我们在工作中没有目标时，效率就会直线下降。有时这些事情是我们无法控制的，但为了让自己更有效率，试着想想自己完成某件事的目标，并将其作为前进的动力。

5. 确定任务的优先级

效率低下（以及在角色之间切换）的一个重要原因是我们可能不知道我们应该先做什么，然后再做什么。为了停止拖延并确保在重要的事情上取得突破，您需要优先处理手头的事情。

根据紧迫性对手头的任务进行排序可能是一个好的开始，但是通过考虑优先级，您可以完全消除那些您认为根本不重要的事情。这样做对于确定需要先完成哪些任务以及接下来要做什么也很重要。

您可以确定一组优先事项，例如对您的工作效率最重要的事项。由于生产力是个体差异的问题，因此有些人会考虑先完成他们最不喜欢的任务，然后再做其他事情。对于其他人来说，把冗长乏味的项目留到最后，可以确保你有动力开始其他事情，或者你可以从手头的任务中找到更容易或更有趣的任务先完成，让自己有动力继续前进。

6. 让人们与你合作，而不是反对你

我们都经历过没有意义（或看不到尽头）的会议，并且我们都曾与团队成员合作过，他们有时让我们觉得我们不妨自己完成所有事情这些情况很常见，但在大多数组织中，协作是必不可少的程序。

为确保协作项目不会降低您和您的工作效率，公司内部应该有明确的授权，以及一组工作流程或系统来确保任务完成和问题分类。

当您可以创造一个环境，让您的同事或管理团队可以帮助您提高工作效率，而不是相互竞争以完成工作，并辅以有效的沟通，您会发现整个团队的效率将是质的飞跃。

7. 准备好后备计划

生产力的另一个障碍是当事情没有按计划进行时缺乏备用计划。在工作中，就像在生活中一样，事情很少按计划进行。为了按时完成任务或保持高效，了解第一个计划失败时下一步该做什么至关重要。

如果没有后备计划，我们可能会花很多时间不知所措，摸不着头脑，试图找出问题所在。然后我们将重新开始，制定新的解决方案或提出新的行动计划。

因此，最好从一开始就做好最坏的打算，以确保在出现问题时知道该怎么做，或者在需要更改计划时立即采取行动。

8.知道如何衡量效率

与大多数其他业务领域一样，您需要衡量效率。如果你不知道如何衡量效率，或者至少不知道衡量效率的标准是什么，那么就很难知道你是高还是低。

效率的衡量标准因公司、行业和个人而异，因为每个人对效率的看法都不一样。但是，有一个可衡量的标准很重要，至少你有一套自己的期望或判断方法。

可以减少每天盯着手机屏幕的时间，在给定的时间段内完成尽可能多的任务，或者记录完成单个任务所需的时间，然后比较不同任务的完成时间对于一些组织来说，效率可能直接等于一定数量的金钱，所以如果可能的话，你也可以尝试计算一下你节省（或赚取）的金钱，作为效率提升的结果。

9.不那么乐观

我们都知道那些时间乐观主义者——例如，他们总是迟到，仅仅是因为他们对一项活动需要多长时间没有直观的理解和估计。效率也可以是放弃我们可能无法兑现的承诺，对我们的能力、效率以及何时能够实现目标有更现实和清醒的认识。

有时，当您对完成一项任务所需的时间过于乐观（这意味着您估计的时间会少一点）时，您会因为完成任务的压力而失去工作效率。或者，您担心任务能否完成而不是工作的实际质量。因此，为了提高效率，您最好对需要完成哪些活动以及完成这些活动需要多长时间更加现实。然后，如果您在更短的时间内完成任务，您可以从手头的待办事项列表中删除该项目。

10. 勤于动手记笔记

您是否曾经觉得自己的会议体验很棒并且很有成效？开会的时候你是不是很专注，好像解释了很多好的想法或者制定了很多的行动计划？但是你以为你可以把每一个细节都记在脑子里，结果第二天醒来发现你忘记了你所说的一切。

回忆这些事情对你来说不仅是浪费时间，对于那些需要放下工作来提醒你所做所言的人来说也是浪费时间。为了在富有成效的会议后立即开始工作，您需要知道如何做笔记，并确保当您稍后查看这些笔记时，您知道它们的含义以及完成它们需要做什么。

另一个提高生产力的技巧是，只要你有想法，就简单地写下来。没有什么比早上在家里喝咖啡，想出一个好主意，然后在午餐时间坐下来，花 30 分钟绞尽脑汁思考它是什么更令人沮丧的了。做两个笔记只需要几分钟，可以为你节省大量的工作时间，何乐而不为？

生产力通常归结为减少干扰，同时优先考虑好事和寻找目标。当您有意识地决定提高生产力时，您会考虑使用哪些生产力工具，强调更有效的协作，并在有备用选项的同时以结果为导向。

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