会议组织者如何创造更好的与会者体验

本文由Josh 合着 。

在SCaLE 14x上，我们将进行演讲，重点是帮助演讲者为其听众提供更积极的体验。 但是会议组织有许多不同方面可以使用改进，每个方面都有自己的听众。 在本文中，我将仅关注其中之一：会议组织者如何使活动对与会者更积极。

作为频繁的技术会议演讲者，我们之间有着数十年的经验，我们几乎看到过会议可能会出错（正确）的所有方式。 我们提出了10条提示，以改善您的与会者的会议体验。 大多数都需要一些思想（而不是很多努力），才能带来非常好的投资回报。

1.清晰的沟通

没有将您的列表服务器列入垃圾邮件黑名单，几乎不可能与与会者进行通讯。 您共享的信息越多，越容易找到它，与会者将越舒适，组织者收到的耗时的问题也就越少。

后勤：组织者经常在传达事件的最重要的地点/时间/方式方面缺乏经验。 该信息应在活动网站的登录页面的前面和中间显示，但通常都隐藏在一个或多个菜单下。 还将这些信息放在网站标题横幅中，以方便查找和参考。

交通：与会者很难找到的另一条重要信息是如何到达活动场地。 提供到附近机场，火车站和城市的交通便捷链接和描述。 某些活动甚至为参与者提供了一个Wiki页面来协调乘车份额。 这些页面可以很好地工作，但前提是必须由组织者进行宣传。

每日电子邮件：会议开始后，每天发送一封电子邮件，概述活动当天的计划。 主题演讲者和时间，社交活动，用餐计划，突出显示的会议，甚至每日天气报告都可以帮助与会者在参加活动时做更多的准备。

如何与组织者联系：这些电子邮件以及会议组织者的所有通信都必须包括与会人员在何处以及如何提出问题或报告有关事件的问题。 与会者将有疑问，如果您没有明确提供询问的地方，那么简单的问题可能会在上引起公众的愤怒。 无论采用哪种联系方式，都应指派一个人Swift响应请求，尤其是在会议期间。

常见问题解答：通常，您会发现一些问题会一遍又一遍地出现。 这在技术上不是新事物，我们很久以前就开发了一种处理它的方法：常见问题解答。 诸如以下这些问题都可以在FAQ中解决，然后链接到通讯中以提供快速简便的答案：

2.培训并委托给员工

召开会议或活动是一项繁重的工作，包含很多细节。 组织者犯下的最大错误之一就是试图自己处理所有这些细节，从而成为负担过重的瓶颈。 这不可避免地会导致错误，可以通过委派给受信任的副官来避免这些错误。

对于大多数事件来说有用的一些角色是：

这些副官只会和他们的培训一样有效，因此您必须提供他们所需的信息和技能，以使其在这些角色中表现出色。 只是将它们放入混合中，并希望他们随身携带就可以了，这是失败的秘诀。 提前花一点时间提供必要的培训将在活动本身以及更多满意的与会者中节省大量时间。 较大的，建立更好的会议可以并且应该提供正式培训，而对于小型会议，则需要一些有关每个志愿者的职责的书面文档（并进行讨论），这是一个很好的起点。

3.制定行为准则（并对员工进行培训）

“我们的会议从未有任何报告的问题。我们的与会者都是有礼貌的成年人。行为守则不会做任何事情。” 所有这些事情可能都是正确的，如果是这样，我们希望它们在将来保持不变。 但是事实是，您参加活动的几乎所有妇女和少数群体都会有一个关于歧视和会议上不舒服经历的故事。 因为过去从未向您报告过问题，所以这也不能成为将来不加以防范并确保所有与会者持续不断的积极经历的借口。 行为准则（CoC）是一项保险政策，是一项公开声明，要求组织者重视整个社区，并将保护其参加和学习的权利，而不会受到骚扰。

采用CoC是为所有与会者提供欢迎环境的重要组成部分，但是如果不培训员工如何处理违规举报，CoC只是一句空话。 通过配备烟雾探测器和灭火器来提供消防安全外观是一回事，但是通过确保已为这些工具充电并准备好使用以及知道如何使用它们的工作人员来提供实际安全是另一回事。 培训您的员工不仅有助于确保行为准则的顺利和尊重地执行，还可以确保员工准备好应对潜在的尴尬和困难情况。

可以在线获取资源，以帮助组织者编写行为准则，培训员工执行行为准则并将政策传达给活动参与者。 甚至有专家可以为您提供培训。 利用这些资源，您很快就会有一个活动，每个人都可以参加。 （请参阅本文结尾处的资源列表。）

4.确保内容适合预期的受众

注意（或弄清楚）与会者的构成和喜好，并确保所有会议内容都适合他们以及会议主题。 无论您对特定的会议或主题演讲有多兴奋，如果不向听众倾诉，您都会收到抱怨和不良评分。 对于会议而言，太基础，太高级，人口范围太窄或话题太离题的演讲都是一个问题（即使演讲者很有名）。

内容不匹配的一个特殊情况是赞助商演讲和其他“公司”演示。 这些仅适用于某些会议，不适用于其他会议，当与会者意外遇到它们时，您将有大量的公众批评和观众沮丧的根源。 通常，在计划中应明确标明赞助的演讲。 如果公司或其产品有趣，人们仍然会去找他们。 （如果不是，为什么要在您的会议上呢？）

在许多情况下，您的与会者会混杂在一起，或者您可能对他们的了解不够。 确保在程序中将预期的观众标记为几个类别，不仅是技能水平，还包括工作和年龄组。 鼓励您的演讲者在说明中包含此类信息。 而且这也适用于主题演讲：没有人喜欢早起来捕捉与他们完全无关的主题演讲。

5.提供更方便的环境

可访问性是使您的活动更受所有与会者欢迎的秘密调味料。 当大多数人听到“ 可访问性 ”一词时，他们可能会想到为非标准行动不便的人配备轮椅坡道，电梯和预留座位，但这只是您可以做的事情的开始，从而使每个人都可以更方便地参加活动。

除了坡道和电梯外，还应考虑在地板上标记步行/滚动车道，从“走廊”上划出交通流量，并改善会议，展览馆或其他景点之间的行程，这有助于最大程度地减少需要从A点移动到B点。对员工进行建筑物布局培训还可以使他们能够为与会者找到替代路线，从而帮助他们快速有效地解决流动性问题。

可访问性扩展到移动性以外的许多因素。 例如，如果您的活动包括食物，请确保提供与杂食产品同等的纯素食选择。 如果提供酒精，请不要忘记使用非酒精替代品。 实际上，考虑规划一些不需要或围绕饮酒的社交活动。 如果您的活动欢迎或鼓励未达到法定饮酒年龄的年轻人参加，这一点尤其重要。 在有年龄限制的场所举行社交或社交活动会排除您努力在活动的其他地方受到欢迎的这些参与者。 另外，请尝试计划您的社交活动和社交活动，以便他们为人们提供社交和对话的空间和能力，而无需大声疾呼DJ。

这些是使活动对参与者更易访问的多种方式中的几种。 其他想法，例如现场儿童看护，护理室，补贴的过境或停车证也可能会有所帮助。 考虑一下所有与会者，以及在活动环境中使他们感到更加欢迎和舒适所需的条件。

6.修复你的织补徽章

当被问及时，与会者对会议徽章的主题有很多强烈的意见，而这些意见大多数都不是积极的。 徽章有多种用途，但最重要的一个是允许与会者相互识别。 然而，尽管如此，很少有会议徽章能很好地完成这一看似简单的任务。 在为活动设计徽章时，请确保它们至少满足以下条件：

7.保持所有时间表最新并完整

当您的参与者在现场并开始与人见面和学习时感到很兴奋时，很可能会受到时间表的几个不同版本的欢迎。 当然，有一个发布在活动网站上。 如果有活动应用程序，那是另一个时间表。 这两个时间表都可以选择个性化版本的时间表。 伴随着这些，经常会有在登记处或附近的印刷时间表。

由于可用的日程安排选项太多，因此其中一个或多个很容易变得不同步，这可能给参加者带来糟糕的体验，他们可能只参加一场会议而发现自己被移动或取消了。

让参加者知道许多时间表中的哪一个是规范的，这是一个好主意。 如果可能的话，这个规范的时间表应该是在活动频繁的区域张贴的大型公告板。 即使在Wi-Fi速度较慢（或没有）的情况下，这不仅可以提供日程表可用性，而且如果发言人有意外的日程表冲突，公告板还可以快速更改日程表。 无论如何，让与会者知道最终的时间表。

除活动会话外，所有时间表都应包含有关休息期间是否提供餐点或与会者是否自己用餐的信息。 另外，在官方日历上显示所有已知的社交事件和“羽毛鸟”（BoF）会议，而不是强迫参与者搜索事件网站或Wiki。 许多与会者不仅在那里学习而且还进行商务会议。 在时间表上安排所有可能发生的事件有助于他们以最小的压力完成工作。

8.取得良好的会议应用程序

用于创建和查看个性化会议时间表的移动应用程序很常见。 不幸的是，对于这些应用程序来说，通常并不常见。 崩溃频繁。 当应用程序运行时，它们通常在可用性方面缺乏，这使得查找和使用本应提供的信息变得困难。 有时，应用程序会承受广告或赞助商弹出窗口的负担。 有时，他们提供的日程表数据与网站上的日程表不是来自同一来源，因此它们不会显示最新，最准确的信息。

我们当中从事技术工作的人们都非常熟悉我们自己产品中的这些问题（我们不会容忍这些问题），但是我们仍然允许这些问题对活动参与者的体验产生负面影响。

与移动应用程序提供商签订合同（或自己编写应用程序）之前，请确保最终产品能够满足您的与会者的需求。 任何没有的应用程序都会遇到嘲笑，轻蔑和沮丧。 如果您必须在花费时间和金钱之间做出选择，请记住，良好的响应式移动网站比劣质的移动应用更可取。

9.启用自我指导的协调

技术会议是结识新朋友或与您认识很久的人联系的好方法。 对于机会聚会来说，它们也很棒，但是该活动可以通过提供资源来实现偶然性。

提供某种类型的聊天机制可以使与会者之间实现自我协调，这很神奇： 标签 ，IRC频道， Slack团队， 组或任何对您的社区最有意义的机制。 设置完这些选项后，请确保经常进行交流，以便与会人员可以轻松找到有关如何相互联系的信息。

启用偶然性的另一个好方法是在活动期间提供BoF空间以及会议板和/或Wiki。 这使子社区可以自组织和共享专业内容，并将原始与会者池之外的人们聚集在一起，从而扩大了活动范围。

技术会议是查找或更改工作的理想场所，因此使与会者的工作搜索更加轻松。 只需提供白板或公告板，即可为您的参与者社区和活动赞助商提供额外的价值。

10.正常工作的Wi-Fi（此处为龙）

几乎每个技术会议参与者都会同意，在美好的一天，会议Wi-Fi会出现问题。 最重要的是，要建立一个能够承受数百名极客的持续需求的无线网络真的很难。 不可避免地，出问题了，您会听到不断上升的投诉潮。

无论发生什么情况，都不要停止竭尽全力为活动提供稳定且可正常运行的Wi-Fi网络。 但是要做好最坏的准备，并且不需要Wi-Fi参加会议。 例如，如果日程表仅可在线获得，则可以提出一个脱机版本（甚至只是一个公告板），无论Wi-Fi是否可用，与会者都可以依靠该版本。

另外，如果您的活动在酒店举行，请与其他地方签约以提供您自己的Wi-Fi。 饭店的Wi-Fi几乎无法满足非技术观众的需求。 想要一个充满在线本地人的房间吗？ 该酒店的Wi-Fi将会崩溃，并且您的与会者将感到失望和沮丧。

考虑为您的活动指定Wi-Fi协调员。 协调员不仅应了解活动的Wi-Fi设置的细节，还应了解一般的网络知识。 最重要的是，如果出现问题，此人将是主要联系人，因此他们应准备好并有能力与团体和不满的人进行交流。 协调Wi-Fi是一项不费力的工作，但是为与会者提供报告网络问题的联系人可以帮助赢得很多商誉，否则当网络中断时，这些商誉就会丢失。

这些是您可以为与会者提供更好的会议体验的许多实用方法中的几种。 我们是否将好的建议从清单中删除了？ 将您的想法添加到下面的评论中。

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